Buenas noches, luego de haber lanzado el Blog Hábitat Gerencial, hemos demorado para publicar nuestro primer aporte, por uno o por otro motivo. Expreso mis disculpas.
En esta mi primera entrega correspondiente a la vertiente Aprendizaje de competencias duras ("El Hacer"), quiero compartirles una herramienta aprendida de la lectura del Metamanagement La Nueva Conciencia De Los Negocios de Fredy Kofman, llamada "Check In y Check Out".
Esta metodología está diseñada para lograr reuniones realmente efectivas, en las cuales no solo nos hagamos cargo de lograr el objetivo de la misma, sino también, considerar otras variables que no solemos tomar en cuenta pero que juegan un papel casi que principal a la hora de lograr atender aquello que generó la necesidad de la reunión.
Antes de abordar el tema quiero plantearles algunos interrogantes que nos permitan realizar una reflexión previa sobre "El Hacer" nuestro y de nuestros colegas a la hora de participar en una reunión:
¿Como organizas la convocatoria y el inicio de una reunión? ¿eres efectivo?
¿Cuantas reuniones sueles tener en una semana de trabajo? ¿te parecen muchas? ¿pocas?
¿Cual es la emoción o el estado de ánimo habitual con el que te retiras tu y tus compañeros de las reuniones?
Tomándonos unos minutos para reflexionar sobre estas preguntas, aprovecho para compartir mis impresiones al respecto. Antes de conocer esta metodología y tenia la necesidad de hacerme cargo de un problema o misión de trabajo para lo cual necesitaba convocar una reunión, solía tomarme unos minutos para identificar cual era el objetivo de la misma, antes de redactar la invitación. Yo consideraba que este método era muy efectivo a pesar que los resultados no acompañaban esta apreciación, sin embargo creía que mi inefectividad se debía a la cantidad de "cuentos" que muchos de los asistentes aprovechaban traer a estos espacios. En tal sentido era común tener que convocar reuniones adicionales para lograr el objetivo inicial, con la inversión del valioso tiempo adicional que esto ocasionaba. A pesar que sentía que eran demasiadas, me consolaba con creer que eran necesarias. Esto provocaba no solo frustración en mi y en el equipo a la salida de cada reunión que no lograra la meta, sino también, un malestar cada vez que sabia que tenia una nueva reunión, predisponiendonos negativamente mucho antes del encuentro.
Hace unos meses atrás leyendo la obra que cito de Kofman, me encontré con esta metodología, justo cuando iniciaba un nuevo reto gerencial en la Corporación donde trabajo, asumiendo un nuevo Departamento, con jefes desconocidos y nuevo personal. El (Kofman) propone hacer un ejercicio de entrada y un ejercicio de salida, que lo denomina "Check In" y "Check Out".
En este blog vamos a abordar "El Check In", posteriormente conversaremos sobre el "Check Out". "El Check In" se realiza justo antes de empezar respondiendo a tres preguntas que deben hacerse cada uno de los participantes:
- ¿Que hace relevante para mi o para el equipo esta reunión?
- ¿Que resultados quiero obtener al final de la reunión? ¿Por que son estos resultados relevantes para mi o para nosotros?
- Tengo otra información significativa (personal o profesional)
Esta primera pregunta es muy importante por que entre otras cosas, considero que "revisa" el tema de la confianza entre integrantes de la mesa de trabajo para manifestar desacuerdos y la conveniencia o no de los asistentes convocados. Se puede observar en este momento que la asistencia de alguien no sea necesaria o haya sido convocado por error, siendo oportuno el momento para corregir, evitando la pérdida de tiempo que se pudiera ocasionar si esperara hasta el final para entender que no debía estar allí.
La segunda pregunta sirve para alinear a todos los participantes con el objetivo de la reunión, incluso como me ha pasado en algunos casos, definir con precisión o corregir el objetivo inicial con que se convocó la reunión. Esto ha ocurrido con temas o desafíos novedosos donde no se tenia una idea clara del camino a seguir.
Por último, en la tercera pregunta, se abre el espacio para que los asistentes manifiesten su sentir o situación en particular, que pueda estar afectando o condicionando su participación en la reunión. Por ejemplo, si la reunión está pauta para ser desarrollada en la mañana y alguno de los integrantes tiene otro actividad con nivel de prioridad similar y su participación en la reunión no es crítica o puede delegar en otro integrante del equipo, este es el momento para tratar este tema, haciendo las propuestas que considere necesarias y escuchando la opinión de los otros participantes. A medida que esto lo he ensayado con mi equipo de trabajo, me ha servido para afianzar y cultivar las relaciones interpersonales, elevando el nivel de compromiso y responsabilidad de todos, por supuesto, con el resultado que las reuniones han sido mas efectivas, dinámicas y reducido su cantidad que para mí son los objetivos principales de esta metodología.
En cuanto al tiempo que le dedico para realizar el "El Check In", al principio nos llevaba mucho motivado a la cultura anterior fuertemente arraigada y a la falta de confianza para decir la verdad o manifestar desacuerdo. Actualmente nos lleva entre 10 a 20 minutos realizar este paso con un equipo de 10 personas. ¿Es poco tiempo? Considero que no, ya que hemos aprendido la metodología y se respeta la agenda establecida, no incorporando temas adicionales salvo que sean muy importantes, para lo cual el "El Check In" sirve para validar si se continua la agenda o se hace un replanteamiento.
Me gustaría escuchar sus opiniones sobre esta propuesta, experiencias vividas para los que han usado esta metodología u otras diferentes en sus organizaciones.La idea es intercambiar conocimientos y emplearlas en nuestro que hacer diario empresarial, creciendo juntos y aportando a nuestra generación de relevo. Muchas gracias.
Abril 2016.
